Miltä näyttää ja tuntuu onnistunut perehdytyspolku?

17.06.2020

Hyvässä rekrytointiprosessissa molemmat osapuolet oppivat toisistaan ja toisiltaan, mutta mitä tapahtuu sitten, kun valinnassa on puolin ja toisin päädytty jatkamaan eteenpäin yhdessä? Miltä oppimisen tulisi sen jälkeen näyttää?

Varmasti jokaisella työpaikalla tähdätään siihen, että uusi työntekijä saadaan mahdollisimman pian toteuttamaan osaamistaan työnantajan ja työyhteisön hyväksi. Arvokkaat tiedot, taidot ja osaaminen halutaan hyötykäyttöön tehokkaasti. Samoin toivotaan, että tekeminen lähtisi heti oikeaan suuntaan niin suhteessa työpaikan kulttuuriin ja arvoihin kuin vaikkapa asiakkaiden ja muun tiimin odotuksiin. Samalla kun tulija opettelee ”talon tavoille” – mitä tehdä, miten tehdä, minkä yhteisen tavoitteen eteen ponnistella – hänen pitäisi voida tuntea olonsa tervetulleeksi, innostuneeksi ja luottavaiseksi saamansa tuen suhteen.

Toimiva uuden työntekijän perehdyttäminen – aivan kuten laadukas rekrytointiprosessikin – on siis myös työantajakuvan kannalta olennaisen tärkeää.

Miltä siis uuden työntekijän perehdytyspolun tulisi näyttää, puhuttiinpa sitten varsinaisesta onboardingista tai jo sitä ennen toteutettavasta preboardingista?

Koska työntekijää perehdytetään juuri teidän organisaatioonne, perehdytyksen tulisi tietysti näyttää erityisesti teiltä, mutta on myös useita yhteisiä ulottuvuuksia, joiden varaan perehdytyspolkua voi lähteä rakentamaan.

Itse suosittelen pohtimaan ainakin seuraavia asioita:

Modulaarisuus. Kukaan ei opi kaikkea kerralla, joten perehdytys levittäytyy joka tapauksessa jonkinlaiseksi poluksi. Systemaattinen ajassa hajauttaminen helpottaa perehtyjän urakkaa, antaa tilaa reflektiolle ja tuo prosessiin myös organisaation kannalta tärkeää joustavuutta.

Monimuotoisuus. Perehdyttäminen on niin olennainen osa organisaation osaamisen kehittämistä, että sen muotojen ja lähestymistapojen tarkoituksenmukaisuuteen kannattaa ehdottomasti kiinnittää huomiota. Jotkut asiat kaipaavat henkilökohtaista opastamista ja yhdessä harjoittelua, toiset tehdään tehokkaammin ja mielenkiintoisemmin itseopiskeluna digitaalisilla välineillä. Oikea keinovalikoima lisää perehdytyksen kiinnostavuutta ja vaikuttavuutta sekä tuo ajankäyttöön ja kustannuksiin tehokkuutta.

Selkeys ja seurattavuus. Hyvä perehdytyspolku on helposti hahmotettavissa eri vaiheineen ja odotuksineen. Mitä laajempi perehdyttäminen on tarpeen, sitä tärkeämpää perehtyjälle on nähdä missä hän on menossa, pystyä ennakoimaan mitä seuraavaksi tapahtuu ja tietää mitä hän itse voi missäkin kohtaa odottaa ja minkälaisia odotuksia häneen itseensä matkan varrella kohdistuu. Myös esimiehen ja organisaation pitää voida helposti varmistaa, että perehtyjälle on tarjottu ja hän on suorittanut kaikki tarvittavat perehtymisen vaiheet. Kannattaa ehdottomasti pohtia digitaalisten työvälineiden hyödyntämistä tästäkin näkökulmasta – helppo ja visuaalinen etenemisen seuranta helpottaa esimiehen ja HR:n työtä ja tuo myös perehtyjälle tervetullutta selkeyttä.

Saumattomuus. Vaikka hyvä perehdytyspolku koostuu useammasta osasta, joista osa toteutetaan esimerkiksi verkkokoulutuksena ja osa lähisparrauksena, näiden osien ei tulisi jäädä irrallisiksi palasiksi, joiden yhteys jää perehtyjälle epäselväksi. Oppimisen kannalta mielekäs ja vaikuttava perehdytyspolku rakentuu aina edellisten osiensa päälle ja muodostaa riittävän loogisesti etenevän kokonaisuuden.

Innostavuus. Usein uuden äärellä ollaan myös uudella energialla, mutta intoa uhkuvan perehtyjän voi kyllä tehokkaasti lannistaa kaatamalla hänen suuntaansa valtavan määrän tietoa kerralla tai keskittymällä perehtyjän alkuun pääsemisen kannalta epäolennaisiin asioihin. Kannattaisiko mieluummin tutustuttaa uutta työntekijää tehokkaasti tiimin ja organisaation eri osaajiin, ohjata häntä käytännön keissien kautta parhaiden sisäisten tietolähteiden aktiiviseen käyttöön tai vaikka kertoa mieleenpainuvaa tarinaa organisaation todellisista vahvuuksista?

Perehdytys ei ole vain faktaa, se on myös eetosta.

Joustavuus. Kun organisaatio kehittyy, tulee myös perehdytyksen kehittyä. Millä tavoin perehdytyspolkunne päivittyy tai muuntuu erilaisiin tarpeisiin? Modulaarinen perehdytyspolku toimii joustavasti eri toimipisteiden, maayksiköiden ja roolien palveluksessa, kun yhteisen ytimen ympärille on helppo tuoda erilaisia perehdytyksen täsmäsisältöjä ja -vaiheita. Myös perehtyjä arvostaa polkua, joka taipuu tarkoituksenmukaisesti tilanteeseen.

Dialogisuus. Vaikka perehtyjä on perehtymässä talon tekemiseen, myös organisaatio voi oppia häneltä paljon. Hyvässä perehdytyspolussa korostuukin tasa-arvoisuus ja vuorovaikutteisuus: siihen kuuluu esimerkiksi ihmisten yhteen tuomista ja mahdollisuuksia avoimelle keskustelulle. Näin perehtyjä pääsee myös jakamaan arvokkaita ensivaikutelmiaan takaisin organisaatiolle, ja hänen tuomilleen uusille näkemyksille ja kokemuksille voidaan osoittaa arvostusta ja käyttöä jo ennen kuin hän pääsee täyteen vauhtiin varsinaisissa työtehtävissään.

Lopuksi muistuttaisin vielä tästä:

Perehdytyskokemus kertoo työntekijälle paitsi sen, mitä hänelle halutaan kertoa, myös paljon siitä, kuinka ulospäin välitetty kuva vastaa organisaation arkea ja arvoja.

Perehdyttämisvaihe voi olla jännittävä, hengästyttävä, väsyttäväkin, mutta parhaimmillaan se on myös innostava ja valtuuttava uuden oppimisen tehovaihe, joka valmistaa uuden tiiminjäsenen hyvin niin päivittäiseen työhön kuin myöhempään oppimiseen. Minkälaista polkua soisit teidän perehtyjienne kulkevan?

P.S. Jos olet kiinnostunut erityisesti digitaalisesta perehdyttämisestä, lue täältä MPS Prewisen luovan johtajan Eevi Kuokkasen vinkit vaikuttavaan verkkoperehdytykseen.


Kirjoittaja Anna Heiliö on MPS Prewisen toimitusjohtaja. Hänen bloginsa on julkaistu aiemmin hänen postauksena LinkedInissä 28.5.2020.

Kirjoittaja: Anna Heiliö  Anna Heiliö