Kokemuksia täysin digitaalisista rekrytoinneista – voiko johtajan rekrytoida ilman live-tapaamista?

25.05.2020

Kuten hyvin tiedämme, monilla aloilla työskentelyn tavat ovat muuttuneet viimeisten kahden kuukauden aikana. Me rekrytointialalla, MPS mukaan lukien, olemme ilolla kertoneet, kuinka meidän palvelumme ovat täysimittaisesti käytettävissä digitaalisesti: ”Arvoisa asiakkaamme, ei tässä mitään ongelmaa, eteenpäin vain täydellä teholla!”

Tähänkin mennessä tietyt rekrytoinnin vaiheet on toteutettu luontevimmin digitaalisesti ja etänä vaikkapa ihan perinteisesti puhelimitse. Ja toisinaan myös lähes kaikki rekrytoinnin vaiheet on voitu hoitaa myös etäyhteyksillä. Aikaisemmin emme kuitenkaan juuri koskaan ole toteuttaneet koko rekrytointia tapaamatta ketään osallisia missään kohdassa livenä. Miten tämä on sujunut?

Omakohtaisesti voin tässä vaiheessa puhua kourallisesta rekrytointiprosesseja, jotka on toteutettu joko kokonaisuudessaan vallitsevana ”korona-aikana”  tai viety oleellisilta osiltaan päätökseen tänä aikana. Tuon esiin muutamia näkökulmia rekrytoinnin toteutuksesta rekrytoivan esimiehen ja organisaation, ehdokkaan sekä rekrytointikonsultin näkökulmasta niistä vaiheista alkaen, kun olemme siirtyneet myös ehdokkaita koskevaan vuoropuheluun.

Asiat käynnistyvät vauhdilla.

Ehdokkaiden tunnistaminen ja tavoittaminen on nykytilanteessa poikkeuksellisen sujuvaa. Meille rekrytointikonsulteille tämä takaa nopean ensivaiheen – kiireisten ehdokkaiden kalenterit ovat tyhjentyneet matkoista ja fyysistä läsnäoloa vaativista työvaiheista, puheluihin vastataan, tekstiviestit luetaan – ja onpa poikkeuksellisen moni päivittänyt LinkedIn-profiilinsa sekä vaikuttaa alkaneen seuraamaan myös LI-viestejä. Epävarmat ajat tuovat myös tarjontaa työmarkkinoille. Juuri nyt moni on valmis myös tarkastelemaan seuraavaa mahdollista pestiään hieman laajemmin, kuin mitä oli muutama kuukausi sitten ajatellut. On hyvin helppoa edetä digitaalisten välineiden avulla ensimmäisiin keskusteluihin ja haastatteluihin nopeasti.

Eteneminen on mahdollista projektoida ilman suurempia riskivarauksia.

Kalenterit on helppo sovittaa yhteen, vaikka ihmisiä osallistuisi eri maista. Matkustamisen vähentämisen vapauttama aika näkyy. Poikkeusolot mahdollistavat poikkeuksellisen jämäkästi toteutettavia haastattelukierroksia, joihin voidaan kytkeä oleelliset päätöksentekijät oikeisiin vaiheisiin. Ei tarvitse miettiä, milloin ehdokas pääsee matkustamaan esimerkiksi Baseliin ja miten hän ehtii tavata siellä neljä eri ihmistä ja poiketa paluumatkalla Tukholmassa.

Henkilöarviointi antaa arvokasta lisätietoa, joka auttaa täyttämään etähaastattelujen jättämää epävarmuutta ja kysymysmerkkejä.

Henkilöarviointiinkaan ei tarvitse matkustaa, ja aikataulu saadaan joustavammaksi. Ehdokkaan ei tarvitse stressata, onnistuuko nukkumaan hyvin ennen sovittua arviointipäivää, sillä hän voi päättää tehdä arviointitehtävät juuri sen hyvin nukutun yön jälkeen, kunhan pystyy pysymään annetussa määräajassa.

Kuulostaa siis lähtökohtaisesti hyvältä. Missä ovat ongelmat?

Haastatteluvaiheessa ei ole tilaa löysäilylle!

Kuten aina voisi odottaa, molempien osapuolien kannattaa aidosti valmistautua kohtaamiseen, oli se sitten livenä tai diginä. Kun haastattelijoita on useampia, digitaaliseen tapaamiseen tarvittava valmistautuminen tapahtuu kuin luonnostaan, koska omia rooleja on välttämätöntä miettiä ennalta. Ehdokkaan kannalta tässä on se haaste, että motivaatio ja valmistautuminen tulee olla kohdillaan jo siinä hetkessä, jossa oma motivaatio saattaa olla vielä pohdinnan alla. Moni saattaa ”syttyä”  kunnolla vasta kohdatessaan ihmisiä kasvotusten ja päästessään mukaansatempaavaan keskusteluun. Tämä ei toteudu samalla tavalla digitaalisesti kuin livenä, ja siksi vaatii enemmän tahdonvoimaa olla energinen ja innostunut ruutua tuijottaen. Huumori ei välity ruutujen kautta samalla tavalla kuin suoraan kohdatessa, kun äänensävy ja eleet eivät ole tunnistettavissa yhtä hyvin kuin livenä. Rekrytointikonsultin kannattaa tässä tilanteessa ottaa erityisesti vastuuta siitä, että sekä toimeksiantaja että ehdokas ovat varmasti hyvin valmistautuneita keskusteluihin ja sisäistäneet virtuaalisen tapaamisen rajoitteet ja haasteet.

Ja mainitsematta ei voi jättää teknologiaa ja sen kanssa eteen väistämättä toisinaan tulevia yllätyksiä ja ongelmia.

Suosittelen testaamaan etäyhteyttä, erityisesti jos omassa työssä ei tähän mennessä ole mittavaa kokemusta digipalavereista. Verkkokokousten etiketistä on kirjoitettu paljon, joten tähän aiheeseen en syvenny enempää – asiaan tutustuminen on kuitenkin ehdottoman suositeltavaa.

Mitä siis jää saavuttamatta, tavoittamatta – mihin emme osaa tässä tilanteessa varautua tai pysty vastaamaan?

Oma epämuodollinen kysely toimeksiantajille ja ehdokkaille toi esiin selkeän palautteen siitä, että jokainen osapuoli mieluiten tapaa kasvotusten jossain vaiheessa rekrytointiprosessia. Jotkut päätyvät venyttämään lopullista päätöstä tai sopimusneuvottelua siihen vaiheeseen, että on mahdollista tavata. Henkilökemiat ovat asia, jota on vaikea määritellä, mutta joka on hyvin olennaista yhteisen työskentelyn onnistumiselle. Toiset ovat kuitenkin päätyneet etenemään, vaikka kemioiden osumista ei ole voinut vahvistaa ennalta. Loppuvaiheen neuvotteluille on kuitenkin hyvä ottaa tässäkin tilanteessa aikaa sekä suosia monipuolisesti eri välineitä; sähköpostia, puheluita ja videoneuvotteluita. Mitä enemmän kontakteja itselle uuteen henkilöön on ollut, olivat ne sitten vaikka lyhyitä puheluita tai digitapaamisia, sitä tutummaksi tullaan ja molemminpuolinen luottamus alkaa pikkuhiljaa rakentua.

Myös johtajan voi rekrytoida ilman ainoatakaan live-tapaamista.

Odotan itse innolla sitä ajankohtaa, jossa pääsen tapaamaan ihmisiä myös jälleen livenä. Toivottavasti tapaamisiin pian!


Jaana Jaatinen toimii MPS Executive Search Oy:ssä seniorikonsulttina. Hänen bloginsa on julkaistu aiemmin 25.5.2020 LinkedInissä.

 

Kirjoittaja: Jaana Jaatinen  Jaana Jaatinen