Rekrytointien ja henkilöarviointien yhteisrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

MPS-Yhtiöt toimii rekisterin osalta yhteisrekisterinpitäjänä rekrytoinnin (ml. suorahaut) ja henkilöarvioinnin asiakkaansa kanssa. Osapuolet ovat sopineet vastuistaan tietosuoja-asetukset 26 artiklan mukaisella sopimuksella.

MPS-Yhtiöt Oy
Y-tunnus: 0201148-3
Paciuksenkatu 27, 00270 Helsinki
+358 (0)20 7469 400
privacy@mps.fi

2. Rekisteriasiat

Asiakaspalvelumme vastaa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin viiden arkipäivän kuluessa. Ota yhteyttä osoitteeseen privacy@mps.fi .

3. Rekisterin nimi

MPS:n ja asiakkaan rekrytointien ja henkilöarviointien yhteisrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja säilyttäminen

Rekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus on MPS:n asiakkaan tilaamien rekrytointien (ml. suorahaut) ja henkilöarviointien suorittaminen.

Tietojen käsittelyperuste on rekrytoinneissa sopimus ja henkilöarvioinneissa arviointiin osallistuvan suostumus. Suorahaun alkuvaiheessa ehdokastietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Suorahakuyritykset katsovat liiketoimintansa vuoksi heillä olevan oikeutettu etu henkilötietojen käsittelyyn, joka pohjautuu kandidaattien ja suorahakuyritysten merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen. Oikeutetun edun käyttö on arvioitu tasapainotestillä.

MPS säilyttää rekrytoinnin ja henkilöarvioinnin tietoja kahden vuoden ajan hakemuksen jättämisestä, suorahaun tietojen vastaanottamisesta tai henkilöarvioinnista. Säilytysaika perustuu lain kanneaikoihin. Säilytysajan umpeuduttua tiedot poistetaan tai anonymisoidaan tutkimuskäyttöä varten.

MPS seuraa arviointimenetelmiensä toimivuutta ja henkilöarviointiensa onnistumista tekemällä seurantatutkimusta sekä menetelmien kehitystyötä. Menetelmäkehitys- ja tutkimustarkoituksiin käytettäessä tietoja käsitellään anonymisoituina siten, että yksittäistä vastaajaa ei pystytä henkilöimään tai tunnistamaan.

Jos hakija haluaa rekrytoinnin yhteydessä antaa tietonsa myös muiden MPS:n asiakkaiden toimeksiannosta tehtävien hakujen käyttöön, ne siirtyvät MPS:n omaan hakijarekisteriin. Ilman tätä lupaa tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

Rekrytoinnin tai arvioinnin kautta valittujen ehdokkaiden tiedot siirtyvät MPS:n asiakkaan omaan rekisteriin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyt ovat MPS:n asiakkaan toimeksiannosta tehtäviin rekrytointeihin ja henkilöarviointeihin osallistuvia henkilöitä. Tallennettavat tiedot vaihtelevat palvelun mukaan. Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaisia tietoja rekisteröidyistä:

- yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
- muut henkilöön liittyvät perustiedot kuten syntymäaika ja sukupuoli
- valokuva
- työ- ja koulutustaustaan liittyvät tiedot
- työllistymiseen ja urakehitykseen liittyvät tiedot ja toiveet
- rekisteröidyn tallentamat tai toimittamat dokumentit kuten ansioluettelot ja hakemukset
- persoonallisuustestien ja muiden arvioinnin menetelmien tuottamat tiedot sekä henkilöarvioinnin raportit
- videohaastattelukysymysten vastaustallenteet

6. Rekisterin tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai yhteisrekisterin toiselta rekisterinpitäjältä (asiakas). Suorahakua käytettäessä ehdokkaita saatetaan etsiä erilaisia julkisia lähteitä käyttäen. Näitä ovat esimerkiksi avoimet verkkosivut ja käyttäjäoikeuksin suojatut ehdokas-, yritys ja toimialatietoa sisältävät tietokannat ja palvelut.

7. Tietojen siirrot ja luovutukset

Yhteisrekisterin osapuolet siirtävät tietoja toisilleen toimeksiantosopimuksen mukaisen rekrytoinnin tai henkilöarvioinnin osalta. MPS siirtää tarvittaessa yhteystietoja (nimi, sähköpostiosoite) rekrytoinnin yhteydessä mahdollisesti käytettävien persoonallisuus- ja kykytestien toimittajille, jotka ovat MPS:n alihankkijoina henkilötietojen käsittelijöitä.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä muihin tarkoituksiin ilman tietojen antajan lupaa, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu pääosin Euroopan talousalueella. Jotkin yhteistyökumppanimme voivat käsitellä tietoja EU:n ulkopuolella. Kaikki palveluntarjoajat ovat sitoutuneita noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on tarve käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Tiedot kerätään rekistereihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Rekisterit ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

9. Tarkastus- ja poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu, poistaa tai oikaista tiedot sekä rajoittaa niiden käsittelyä. Tiedot poistetaan pyynnön mukaisesti ellei laki edellytä niiden säilyttämistä.

Tarkastuspyyntö (ml. pyyntö tietojen poistosta tai oikaisusta) on tehtävä rekisteritietojen tarkastuspyyntö-lomakkeella tai kirjallisesti ja silloin lähetettävä allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen.

10. Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tai vastustaa tietojensa käsittelyä (sopimus, oikeutettu etu). Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle epäkohdista henkilötietojen käsittelyssä.

11. Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka

Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

12. Muutokset tähän selosteeseen

Parannamme ja kehitämme palveluitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.

Päivitetty 13.10.2021