Blogisarja 360: Miten kehitän tavoitteellisuutta esihenkilönä?, osa 5

Esihenkilöltä toivotaan paljon, mutta mitä esihenkilö itse nostaa esiin, kun kysytään mihin hän osaamista haluaisi kerryttää? Useammin kuin ei, vastaus liittyy tiimin tai yksittäisen tiiminjäsenen tavoitteellisuuden lisäämiseen. Tämä kirjoitus on osa 360-tutkimusaiheista blogisarjaa, joka käsittelee esihenkilöihin ja johtajiin kohdistuvia odotuksia: blogi 1, blogi 2, blogi 3, blogi 4. 

Miten kehitän tavoitteellisuutta esihenkilönä? 

Lisääntyvän etätyön myötä esihenkilön rooli on muuttunut.  Hänen tehtävänsä on varmistaa, että tiimin yhteistyö sujuu, työn ohjaaminen on riittävää ja tavoitteet selkeitä, jotta tiimin suorituskyky ei vaarannu. Tässä blogikirjoituksessa pureudutaan siihen, miten esihenkilö voi kehittää tavoitteellisuuttaan ja tukea tiiminsä onnistumista. 

Tehokas ja tuloksellinen arki muodostuu päivä/viikko/kuukausi -tasolla tehdyistä päätöksistä ja siitä mitä, miten ja missä järjestyksessä työtehtäviä teemme. Tiimin tavoitteellisuuden varmistaminen on tärkeää etenkin silloin, kun suuri osa työstä tapahtuu etänä ja itsenäisesti. Tavoitteellisuus syntyy siitä, että jokaisella tiimiläisellä on kirkkaana mielessä oman tekemisensä yhteys ja merkitys yhteisesti asetettuun päämäärään. Tavoitteellisuuden ytimessä on kolme olennaista tekijää: selkeät ja mitattavat tavoitteet, yhteiset pelisäännöt työn suorittamiselle ja yhteiselle tekemiselle sekä jatkuva oppiminen ja kehittyminen.  

1. Aseta selkeät tavoitteet

Kaikkien tiimiläisten täytyy ymmärtää, mitä tavoittelemme ja miten minä ja nuo muut siihen tavoitteeseen linkittyvät. Jokaisen tiimiläisen tulee ymmärtää oman työnsä ja vastuunsa sisältö ja rajat sekä yhteys koko tiimin ja organisaation tekemiseen.  

Yhteiseen keskusteluun jokainen tiimiläinen valmistautuu pohtimalla kolmea kysymystä:  

Mitä minä osaan? 

Mistä minä vastaan? 

Mitä minulta odotetaan?  

Näiden kysymysten avulla konkretisoimme oman paikkamme tiimissä ja yhtymäkohdat muihin tiimin jäseniin.  

Osaa keskustelusta kannattaa ja pitää käydä koko tiimin kesken, mutta osasta voi olla helpompi keskustella kahden kesken.  

Sekä yksilöllisissä että tiimitavoitteissa tärkeää on selkeys, realistisuus, mittarit, aikataulut ja välietapit. Tavoitteisiin pääseminen edellyttää priorisointia ja tukea arjen ongelmatilanteissa.  

Priorisoinnin opettelu on tärkeää jo siksi, että usein maailma muuttuu ja kaaos vie hyvätkin suunnitelmat mennessään, jos niiden sisältöä ei kyetä mukauttamaan resurssien ja ympäristön vaatimusten mukaisesti.  

2. Luo yhteiset pelisäännöt 

Selvää on, että työn suunnitteluun ja suorittamiseen tarvittavien ohjeiden on oltava selvillä, muuten työ ei ole tehokasta ja sujuvaa. Mutta entä tiimin yhteisen työn, yhteistyön ja toimintatapojen pelisäännöt?  

Yhteishengen, psykologisen turvallisuuden ilmapiirin ja avoimen kommunikaation onnistunut rakentaminen on tavoitteellisuuden ytimessä.

Tutkimukset osoittavat kerta toisensa jälkeen, että tuottavimpien ja tavoitteellisimpien tiimien taustalta löytyy oppimis- ja muutosmyönteinen, toinen toistaan tukeva kulttuuri.  

 Pelisääntöjen käsittely ja niistä sopiminen kannattaa tehdä samassa syklissä muiden tavoitteiden kanssa: se, miten me haluamme toimia yhdessä, linkitetään siihen, mitä me teemme yhdessä. 

3. Kannusta jatkuvaan oppimiseen

Tavoitteellisuus on muutakin kuin tavoitteiden asettamista ja niitä kohti sitkeästi taapertamista. Tavoitteellinen toiminta on oppimista. 

Jos tavoite ylittyy tai olemme edellä suunnitelmaamme: mikä toiminta onnistui odotettua paremmin ja mitä voimme siitä oppia?  

Jos taas jäimme tavoitteesta: mitä esteitä (omaan toimintaan tai ympäristöön liittyviä) tai yllätyksiä oli matkallamme, mitä resursseja tai osaamista meiltä uupui tai mitä tuottamatonta tekemistä ylläpidimme liian pitkään?  

Välietapit auttavat meitä hahmottamaan sitä, mitä olemme tähän mennessä saavuttaneet, mitä tulee saavuttaa seuraavaksi ja muuttaa (oppia) matkalla eteenpäin. Se on yksilöllistä itseohjautuvuutta, aktiivisuutta ja aloitteellisuutta ja se on yhteistyötä, valintoja ja synergiaa. 

Tavoitteellisuuden voi nähdä myös ikään kuin elämäntapana. Se on tapa hahmottaa kaikkea tekemistä kysyen jatkuvasti: mitä teimme hyvin, mihin panostamalla olemme entistä parempia ja mitä opimme virhearvioistamme?  

Tällainen tavoitteellisuus koskee myös sitä, miten kohtelemme toisiamme ja ”miten meillä ollaan”.  

Yksilön tavoitteellisuus konkretisoituu työpäivän päätteeksi itselle esitettyyn kysymykseen ”Teinkö tänään oikeita asioita?”.  

Mistä liikkeelle tavoitteellisuuden kehittämisen kanssa? 

Tavoitteellisuuden kehittäminen alkaa nykytila-analyysillä. Siinä pohdimme, mitä kaikkea tavoittelemme ja missä tiimi on suhteessa asetettuihin tavoitteisiin.  

Tavoitteita kannattaa pohtia monipuolisesti ja tunnistaa sekä määrällisiä että laadullisia tavoitteita - puhtaasti tuloksiin liittyviä ja vaikkapa osaamistavoitteita. 

Tavoitteellisuutta ei ole se, että otamme edellisen vuoden tavoitteet ja lisäämme niihin sokeasti 15 % päälle.  

Tavoitteellisuutta on ymmärtää mistä tekemisestä onnistumiset syntyvät, miten lisäämme näitä tekemisiä ja poistamme esteitä tai hidasteita niiden tekemisten tieltä. Eli miten mahdollistamme mahdollisimman suuren määrän päiviä, joiden sisällä pääsemme tekemään niitä ”oikeita asioita”.  

Tämän lisäksi tarvitaan realistista pohdintaa siitä, mihin on mahdollista päästä ja osana mitä kokonaisuutta me toimimme. Ylätasolla kysymys kuuluu: mitä tulevaisuutta näillä osaamisilla ja tavoitteilla rakennamme. 

Toimi siis näin: 

Tunnista nykytilanne: Aloita tarkastelemalla sitä missä tiiminä olette nyt. Löydä sieltä se onnistunut ja laadukas toiminta sekä osaaminen, jota tulee varjella. Yhdessä löydätte varmasti myös sen esteen tai muutostarpeen, jonka ylittäminen on edellytys toiminnan kehittymiselle. Valitse yksi teko, jolla sen oppimista voitte edistää. Joka viikko. 

Kertaa yhteistyön pelisäännöt: Varmista, että jokainen tiimissä ymmärtää yhteiset ja omat tavoitteet sekä oman roolinsa niiden saavuttamisessa. Keskustele ja sovi yhteisistä pelisäännöistä, etenkin liittyen palautteeseen, avun saamiseen ja haasteiden läpikäyntiin. Hyväkin tiimihenki rakoilee, jos vaikeista asioista ei pystytä puhumaan. Rakenna luottamusta omalla esimerkillä, puhumalla oma-aloitteisesti ja avoimesti myös haastavista teemoista. 

Opi jotain joka viikko: Tee näkyväksi ja juhli kehittymistä, onnistumisia ja uuden oppimista. Huomaa aktiivisuus ja oma-aloitteellinen toiminta. Tee virheistä oppimisen ja kehittymisen mahdollisuuksia, ja varmista, että oppiminen jaetaan koko tiimille. Aloittakaa tiimipalaverit pohtimalla ”tehtiinkö viime viikolla oikeita asioita”, jos tehtiin niin mitä. Jos ei, niin mitä voimme tällä viikolla tehdä toisin.  

Tavoitteellisuus on taito, jota voi ja kannattaa treenata. Me emme toimi laboratorio-olosuhteissa, joissa voimme suunnitella täydelliset strategiat ja toimenpidesuunnitelmat, jotka sitten kerromme tiimille, joka alkaa niitä automaatin lailla toteuttamaan. Siksi on tärkeää nähdä tavoitteellisuus jatkuvana oppimisen prosessina, ei lähtötilanteena tai maalina. 

 💡 360-palautteen avulla voit selvittää, miten hyvin tavoitteellisuus näkyy omassa toiminnassasi ja missä olisi vielä kehitettävää.