Ei liene yllätys, että tarve saada luotettavaa ja reaaliaikaista tietoa johtamisen tueksi kasvaa koko ajan. Yllätä ei sekään, että kun kysyimme suomalaisilta johtajilta tiedolla johtamisen tilaa, he vastasivat, että tietoa on jo nyt rutkasti tarjolla, etenkin niistä tärkeimmistä aiheista. Mutta olemassa olevan tiedon hyödyntäminen onkin sitten toinen juttu.
Tiedon hyödyntämistä vaikeuttaa se, että tieto on ripoteltu sinne tänne, tiedon laadun yhtenäisyys sekä tarkkuuskin on vähän mitä on eikä aina oikein voi luottaa tiedon ajantasaisuuteenkaan. Aika usein raportteja katsoessa tuijotamme menneisyyteen. Näin ollen päätöksiä tehtäessä, joudumme edelleen pohtimaan, mihin osaan raportoidusta tiedosta voimme luottaa?
Tiedolla johtamisen kykyä tahtovat kehittää kaikki yritykset. Jos nyt noin 30 % yrityksistä* on edistyneimmillä tiedolla johtamisen tasoilla, niin kahden vuoden päästä samaan toivoo pääsevänsä valtaosa lopuistakin yrityksistä. Monella tosin matka on melko pitkä. Aikaa, rahaa ja resursseja palaa paljon, ennen kuin sinne tänne säilötty sillisalaatti muutetaan yhtenäiseksi, ajantasaiseksi ja laadukkaaksi tietovarannoksi. Toki on muistettava, että tiedolla johtaminen koostuu lukuisista eri aihealueista: jos vaikkapa vertaillaan HR-datan euromääräistä panostusta, mittarointia, analysointia sekä hyödyntämistä ja verrataan sitä talousdatan vastaaviin, huomataan, että erot yhden organisaationkin sisällä voivat olla melko suuret.
Tieto lisää tuskaa. Totta tämäkin.
Ennen kuin päästään tavoittelemaan syvempää ymmärrystä organisaation toiminnan kokonaisvaltaisesta tehokkuudesta ja tuottavuudesta ja luomaan reaaliajassa reagoivia tai jopa ennakoivia datapohjaisia systeemejä toiminnan johtamisen tueksi, pitäisi varmistaa, että kerätään sitä oikeaa tietoa, joka on riittävää, luotettavaa, ajantasaista ja jota on mahdollisuus jalostaa ja rikastaa matkan varrella. Kaikki ovat varmasti jo kuulleet lukuisia tarinoita siitä, miten laaduttoman datan pohjalta syntyy laadutonta (joskin uskottavan näköistä) näkemystä ja ennustusta. Siksi tiedolla johtaminen pitää aloittaa johtamalla dataa.
Eikä vain sitä dataa mitä sattuu löytymään. Tai mitä on aina ennenkin kerätty. Pitääkin pysähtyä pohtimaan, mikä on toiminnalle ja tulevaisuudelle todella merkityksellistä, mistä tuota tietoa voisi löytää ja mitä osaamista tiedon kerääminen ja hyödyntäminen vaatii. Eikä tässäkään asiassa kannata olla liian ahne, vaan edetä asia kerrallaan. Mitä syvemmälle tietojärjestelmien koukeroihin sukeltaa, sitä helpompi on unohtaa se tavoite, jonka vuoksi koko hankkeeseen alun perin lähdettiin. Nyt käytännössä kaikki yritykset haluaisivat kahden vuoden päästä olla tiedolla johtamisen mestareita, mutta kysyttäessä mille prioriteetille käytännössä tiedolla johtamisen hankkeet nousevat, vain 20 % organisaatioista nostaa hankkeet tärkeimpien prioriteettien joukkoon.
Usko tiedolla johtamisessa onnistumisen tärkeyteen on johtajilla suuri. Mutta sinällään asiassa ei ole mitään uutta. Tieto tai tunne, ja niiden oikeellisuus, pohdituttavat jokaista meistä päätöksenteon hetkellä. Mihin vaaka kallistuu, kun mutu ja data kohtaavat? Entä kaksi eriävää mutua tai dataa? Miksi omaan intuitioon on niin paljon helpompi luottaa kuin muilta kuultuun tietoon? Miksi oma mutu on mansikka ja muiden mutu mustikka? Miksi juuri tämä kerta ei olekaan se poikkeus, joka vahvistaa säännön? Miten opettelemme näkemään myös sellaisia faktoja, jotka eivät sovi omaan suunnitelmaamme? Tai vielä parempaa: Miten opimme kyseenalaistamaan sellaisia valefaktoja, jotka sopivat omaan ajatteluumme?
Tiedon laatua arvioitaessa törmää usein neljään V-kirjaimeen: määrä (volume), monipuolisuus (variety), nopeus (velocity) ja luotettavuus (veracity). Datan arvo ei siis synny (pelkästään) määrästä vaan myös laadusta. Ja tietysti tietoa pitäisi osata myös hyödyntää.
Yksi keskeisimmistä kysymyksistä tiedolla johtamisessa onkin, onko meillä riittävästi oikeaa osaamista hyödyntää keräämäämme laadukasta, kattavaa ja ajantasaista tietoa oikein päätöksissämme ja toimintamme ohjureina. Kykenemmekö ymmärtämään, suhteuttamaan ja reagoimaan riittävän nopeasti? Osaammeko johtaa itseämme ja muita: luoda suuntaa, kuunnella ja kysyä, motivoida ja kyseenalaistaa organisaatiotamme?
Miksi laadukkaan tiedon ja sen pohjalta luotujen päätösten ja systeemien kehittäminen sitten kannattaa? Yhtenä esimerkkinä mainittakoon vaikkapa palkitsemisjärjestelmät. Noin 60 % johtajista kokee, että käytössä oleva palkitsemisjärjestelmä ei kokonaisuudessaan ole toimiva. Samoin palkitsemisjärjestelmästä saatu tavoitteiden mukaisen toiminnan ohjausvaikutuskin jää samalle tasolle eli melko vähäiseksi. Näin ollen hyöty panostuksesta, mittaamisesta, ajankäytöstä ja rahan jakamisesta ei toteudu, ainakaan organisaation näkökulmasta, kovinkaan hyvin.
Kun taas katsotaan asiaa tietoa laadukkaasti keräävien ja hyödyntävien organisaatioiden näkökulmasta, huomataan eräs mielenkiintoinen seikka. Ei se, että he kokevat palkitsemisjärjestelmänsä toimivan paremmin (vaikka toki tämäkin toteutuu) vaan se, että ennen kaikkea palkitsemisen ohjausvaikutus toteutuu ns. positiivisella kulmakertoimella. Näin ollen hyvin ja monipuolisesti suunnitellun tiedonkeruun ja hyödynnysprosessin, kuten palkitsemisjärjestelmän, ei tarvitsekaan olla täydellinen toimiakseen tuplasti paremmin kuin kehno. Oikea tieto tuottaa lisäarvoa kertoimella ohjausvaikutuksen näkökulmasta.
Miten organisaation tiedolla johtamista sitten voisi parantaa? Pitääkö ostaa uusi serveri, palkata data-analyytikkoja, synnyttää keinoälyä vai ratkaisisiko uusi CRM ongelman? Jos vielä ei ole mahdollista satsata kymmeniä tai satoja tuhansia euroja järjestelmien ja algoritmien rakenteluun, voi hyvin aloittaa kehittämällä oman organisaationsa tiedon käsittelyn tehokkuutta ja laatua näin ihmisten kesken. Ja vieläpä samalla neljän V:n periaatteella.
Tälläkin pääsee hyvin alkuun ja ottaa aimo harppauksen kilpailuetua moneen muuhun toimijaan nähden!
* MPS-Yhtiöiden toteuttama tiedolla johtaminen ja palkitseminen -tutkimus toteutettiin maaliskuussa 2021. Tutkimus keskittyi johtajien näkemyksiin tiedolla johtamisen ja palkitsemisen nykytilanteesta sekä tulevaisuuden kehityskohteista ja siihen osallistui lähes 200 suomalaista johtajaa.
