Paremman työhaastattelun puolesta – osa 2

Tämä on toinen osa ajatusmatkallani kohti parempaa työhaastattelua

Hyppää matkaan ja kommentoi, varsinkin jos olet jostain eri mieltä. Ensimmäisessä osassa työhaastattelua käsiteltiin hieman abstraktimmalla tasolla, tässä mennään syvemmälle käytännön asioihin. Ensimmäinen osio löytyy tästä linkistä.

1. Kysy sel-ke-äs-ti

Kysymysten esittäminen saattaa kuulostaa simppeliltä, muttei suinkaan aina ole sitä. Klassiset virheet lienevät liiallinen suljettujen kysymysten käyttö sekä oma helmasyntini, liian monien asioiden kytkeminen samaan kysymykseen. Joskus haastattelija saattaa huomaamattaan alustaa kysymyksen niin, että se antaa jo selvän vinkin oikeasta vastauksesta.

Jos haluat saada selkeitä vastauksia, kannattaa muotoilla kysymykset selkeästi. Jos kysymys on epäselvä tai liian monimutkainen, niin haastateltavan voi olla vaikea hahmottaa mitä haluat kysymyksillä ymmärtää. Joskus lähden liikkeelle hyvinkin kohdennetuilla kysymyksillä ja pikkuhiljaa siirryn laajempiin kysymyksiin, joskus taas aloitan isoilla kysymyksillä ja poraudun sitten kohden käytännön esimerkkejä. Useimmiten kuitenkaan ylätason kysymyksiä ja käytäntöön liittyviä kysymyksiä ei kannata turhaan ympätä yhteen kysymykseen.

Haastattelussa kannattaa myös suosia monipuolisesti erilaisia ja -tasoisia kysymyksiä. Kun kysymykset liikkuvat myös riittävän abstraktilla tasolla, niin haastattelussa on mahdollisuus kurkistaa haastateltavan pään sisään ja saada kuvaa hänen ajattelutyylistään. Miten hän yhdistelee asioita, pystyykö ottamaan erilaisia näkökulmia ja ovatko vastaukset stereotyyppisiä vai oivaltavia. Toisaalta käytännönläheiset kysymykset pakottavat haastateltavan tuottamaan esimerkkejä omasta toiminnastaan eikä vain kuvailemaan ideamaailmaa. Näin on mahdollista ainakin jollain tasolla varmentaa mitä ja miten henkilö on havainnut, ajatellut, suunnitellut ja toiminut konkreettisissa tilanteissa.

2. Kysy uudestaan kun et ymmärrä, niin kauan että ymmärrät

Joka ikisessä haastattelussa tulee aina eteen tilanne, jossa et ymmärrä mitä haastateltava sanoo. Syitä voi olla monia: joskus oma keskittyminen herpaantuu, et aivan ymmärrä asioiden yhteyttä, kuulet lyhenteen, jota et tiedä tai kerrotut yritykset eivät kerro sinulle mitään. On inhimillistä, että tällaisissa tilanteissa on monesti kiusaus vain jatkaa eteenpäin eikä tuoda esiin omaa ymmärtämättömyyttään. Kuitenkin näissä tilanteissa haastattelijan kannattaa nimenomaan tuoda selkeästi esiin, ettei ihan ymmärtänyt kuulemaansa ja pyytää kertomaan uudestaan selkeämmin. Hyvän haastattelijan tärkeitä ominaisuuksia ovat riittävä sinnikkyys ja kehtaaminen.

On tilanteita, joissa epäselvän asian ympärillä täytyy kysyä useita selventäviä kysymyksiä ennen kuin se alkaa aukenemaan myös kysyjälle. Tämä on myös mahdollisuus selvittää kuinka havainnollistavasti haastateltava osaa kertoa aiheesta, joka on toiselle entuudestaan tuntematon. Jos haastattelijana et tunne entuudestaan jotain aihetta, niin et varmasti haastattelussakaan pääse siinä kovin syvälle eikä sen yrittäminen kannatakaan. Hedelmällisempää näissä tilanteissa on pyrkiä selvittämään itselle, miten tämä aihe liittyy kyseessä olevan organisaation ja tehtävän kokonaiskuvaan, onko se oleellinenkin asia vai enemmän sivuseikka. Pidä myös mielessä, että joskus vaikeus ymmärtää haastateltavan vastausta voi olla merkki siitä, että hän pyrkii tietoisesti kiertämään ja välttämään aihetta. Tällöin on hyvä tarkentaa esim. mitä hän todella osaa, millaisia tehtäviä on työssään tehnyt ja kuinka laajoja vastuut ovat olleet.

3. Keskustele älä vain kysy

Jos työhaastattelu on pelkkää yksipuolista kysymistä, niin ilmeisenä riskinä on, että haastateltava saattaa todeta, ettei työpaikka ja sen kulttuuri kiinnostakaan häntä. Tämän välttämiseksi kannattaa varata riittävästi aikaa yhteiseen epämuodolliseenkin keskusteluun ja haastateltavaa pohdituttavien kysymysten käsittelyyn. Usein näiden kysymysten käsittely saattaa kaikkein parhain avata ikkunan siihen, miten hyvin työpaikan kulttuuri vastaisiko hakijan odotuksia ja toiveita. Hyvin valmistautunut työnhakija saattaa parhaimmillaan kysyä haastaviakin kysymyksiä, jotka pakottavat haastattelijan miettimään oman työpaikkansa erityispiirteitä.

Kulttuuri ja arvot ovat abstraktiudessaan liukkaita käsitteitä, mutta silti niitä kannattaa pyrkiä mahdollisimman hyvin havainnollistamaan hakijalle. Tehtävässä onnistumiseen tarvitaan osaamista ja kehittymiskykyä, mutta pitempiaikaisen viihtymisen saattavat ratkaista kulttuurin ja arvojen kokeminen itselleen sopiviksi. Sen takia oman työpaikan kulttuuria ja arvoja kannattaa kuvata esimerkein: miten teille toimitaan, tehdäänkö töitä yksin vai yhdessä, mistä syntyy ristiriitoja ja miten ne ratkotaan, millaista käyttäytymistä arvostetaan, mitä ei suvaita, mitkä asiat auttavat uralla etenemistä, mitkä syyt ovat taustalla, jos uusi henkilö ei ole viihtynyt, jne.

4. Mutta kun kysyt niin älä keskustele

Kysyminen ja keskustelu kannattaa kuitenkin pääsääntöisesti pyrkiä pitämään tietoisesti erillään. Tämä voi tuntua hivenen keinotekoiselta, mutta toisaalta se auttaa selkiyttämään tilannetta haastattelijan ja haastateltavan kannalta. Kun kysyt, niin kysele ja keskity haastateltavan vastauksiin. Ymmärrä ja kysy ymmärrystäsi laajentavia jatkokysymyksiä. Toki vastauksia voi lyhyesti kommentoidakin, mutta pääsääntöisesti keskustelevampi ote kannattaa säästää keskusteluosioon. En kannata kivikasvoista ylineutraalia haastattelutyyliä, mutta kovin runsas kommentointi voi johtaa haastateltavan tietoisesti tai tiedostamatta keskittymään aiheisiin, joille hän saa kommentein vahvistusta. Tämä ei välttämättä ole haastattelun kannalta tarkoituksenmukaista ja pahimmillaan antaa vihjeen halutuista vastauksista.

5. Kerro kun jokin mietityttää

Nosta kissa pöydälle, niin voitte yhdessä tarkastella kissaa. Melko usein haastattelussa jokin asia alkaa mietityttämään. Joskus kysymys voi olla esim. olisiko henkilölle riittävästi haastetta uudessa työssä, mitä hän haluaa oppia seuraavaksi, millaisesta urapolusta haaveilee, kuinka paljon on valmis matkustamaan työssä, miten halukas on siirtymään kriisiytyneeseen työyhteisöön, jne. Tämä kysymys kannattaa tällöin sanoa ääneen ja pyytää hakijaa vielä miettimään näkökulmaansa tähän. Toisinaan haastateltavaa voi myönteisessä sävyssä haastaakin, jos tuntuu, ettei hän ole kovin syvällisesti hahmottanut esim. nykyisen ja uuden organisaation eroja.

Samaa kannattaa kokeilla myös toisinpäin. Kysy hakijalta haastattelun loppupuolella, että onko olemassa vielä joitakin häntä mietityttäviä seikkoja. Jos haastateltava on valmistautunut hyvin tilanteeseen ja tuntee realistisesti itsensä, niin melko usein näitä kysymyksiä on myös hänellä. Niistä kannattaa keskustella ja pyrkiä tarjoamaan lisää tietoa. Voi olla reilua antaa haastateltavalle myöhemmässä vaiheessa myös mahdollisuus tavata ja keskustella tulevien kollegojen kanssa. Usein pohdinnan aiheet nimittäin liittyvät nimenomaan kulttuuriin, arvoihin ja työilmapiiriin, joita voi olla melko vaikea valottaa yhdellä tapaamisella.

6. Kannattaako haastatteluja pisteittää?

Toki. Se auttaa vertailemaan ja mahdollisesti auttaa välttämään omien tiedonkäsittelyn vääristymien aiheuttamia virhepäätelmiä. Varsinkin jos haastattelet useaa henkilöä ja tapaamisten välillä on pitkä aika, niin viimeisen haastattelun loppuessa muistikuvat ensimmäisestä voivat olla jo aika hatarat. Pisteittäminen tuo myös objektiivisuutta hakijoiden arviointiin ja auttaa osaltaan hieman vaimentamaan riskiä itselle samankaltaisten hakijoiden suosimiseen.

Pisteittämisessä kannattaa pitää mielessä sen vaikeus. Jotkut asiat, erityisesti kyllä/ei-tyyppiset, on helppo muuttaa pisteiksi, kun taas joidenkin toisten kohdella pisteittäminen henkilöiden välillä on vaikeaa ja parhaimmillaankin melko epätarkkaa. Hyvänä ohjenuorana on, että yksinkertaisimmat asiat on helppo pisteittää, monimutkaisten, ja usein tärkeiden, pisteittäminen on jo varsin tulkinnanvaraista. Tässä voi auttaa, jos haastatteluja on tehnyt useampi henkilö, jolloin kunkin haastateltavan kohdalla voi muodostaa pistekeskiarvot. Siinäkin on tosin omat vaikeutensa.

Toinen kompastuskivi on pisteityksen realistisuus, todellisia painokertoimia eri tekijöille on (lähes) mahdoton tietää. Kaikki pisteitettävät asiat eivät varmaankaan ole yhtä tärkeitä ja voiko esim. huipputulos yhdellä osa-alueella kompensoida puutteet muilla vai vaatiiko tehtävässä menestyminen tasaisesti kaikkien osa-alueiden minimin ylittämistä. Yhtä kaikki, pisteittämistä tai muuta havainnollistamista kannattaa kokeilla haastattelujen arvioinnissa ainakin silloin, jos niitä on määrällisesti vähänkään runsaammin.

Kirjoittaja: Juha Vaara